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AVIS DE RECRUTEMENT Poste : Secrétaire générale/Secrétaire général Institut français du Togo – Lomé (Togo) Contrat de recruté sur place (CRSP)

intitulé de l’emploi-type nomade : secrétaire général/e de centre culturel
code nomade : maee04-03 rattachement rime : FPEADM01
domaine fonctionnel : affaires générales
domaine d’activité : coopération et action culturelle
 définition synthétique
 Sous l’autorité de la conseillère / du conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC), directrice/directeur de l’Institut français, la secrétaire générale/ le secrétaire général organise le fonctionnement et la gestion financière d’un établissement sans personnalité juridique et à autonomie financière (EAF), l’institut français du Togo (IFT) à Lomé, au Togo.
 activités principales
 Gestion financière et budgétaire : préparation et suivi du budget de l’IFT sous l’autorité de la/ du COCAC, élaboration des décisions modificatives, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; interface avec le ministère pour le contrôle de gestion et les rapports d’activités ; suivi du contrôle interne budgétaire et comptable (CIBC) avec l’agent comptable et le/la directrice/directeur ; le/la secrétaire général/e est membre du comité de gouvernance ; gestion et suivi des crédits et optimisation des moyens et des ressources de l’IFT en lien avec la directrice/le directeur, la directrice déléguée/le directeur délégué, les responsables de pôle, et l’agent comptable.

Comptabilité : maniement de fonds numéraires et des valeurs inactives ; gestion de la régie d’avance et de recettes ; dépôts et retraits à la banque ; suivi des factures et des paiements ; validation des écritures dans le logiciel comptable (AGE).

Gestion des ressources humaines :  dialogue social, coordination et encadrement, recrutement, rédaction des contrats, suivi et application de la législation locale du travail, suivi de l’organigramme fonctionnel (agents de droit local, expatriés), mise en place des formations, gestion des plannings et des congés ; relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux ; gestion des conflits.

L’équipe est composée de 14 agents de droit local (ADL), 2 expatriés, 1 CRST et 1 volontaire international.

Encadrement direct de 5 ADL : 1 aide-comptable, 1 responsable maintenance & achats, 1 agent technique polyvalent, 1 factotum, 1 réceptionniste.

Gestion administrative et pilotage des services généraux : pilotage de la logistique administrative et juridique de l’IFT (coordination des moyens et des ressources, convention de prestation et rédaction de contrats avec les artistes, gestion des accueils des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions, veille juridique, gestion du contentieux), gestion des risques, veille à l’application des consignes de sécurité, gestion logistique et matérielle et immobilière.

savoir-faire connaissances qualités personnelles
Capacité d’encadrement ;

Conduire le dialogue social

Organiser et anticiper ;

Élaborer et analyser des tableaux de chiffres impliquant rigueur et logique ;

Veiller à la conformité des pratiques en lien avec la législation locale et le règlement intérieur ;

Faire l’archivage et l’inventaire.

Connaissance des EAF et de leur fonctionnement budgétaire et comptable ;

Connaissance du statut particulier d’un établissement sans personnalité juridique ;

Connaissance des instructions codificatrices spécifiques aux EAF, nomenclature comptable M9-7 convertie en M9-5 ;

Procédures administratives, budgétaires et juridiques ;

Contrôle de gestion ;

Gestion des ressources humaines ;

Maîtrise et gestion des outils informatiques (AGE, excel obligatoire) ;

Droit du travail.

Sens du dialogue et des relations humaines ;

Qualités d’organisation ;

Grande rigueur professionnelle ;

Flexibilité et capacité d’adaptation.

conditions particulières d’exercice
Forte disponibilité.

Intérim de la directrice déléguée lors de ses absences pour tout ce qui relève du fonctionnement quotidien de l’IFT.

Les candidats doivent attester de leur résidence dans le pays concerné depuis au moins trois mois. Ils doivent être de nationalité française ou d’un pays membre de l’UE.

Pour les agents CRSP non titulaires d’une autre administration, le calcul du salaire de base tient compte du diplôme le plus élevé et de l’expérience professionnelle acquise du/de la candidat(e), dont il/elle doit apporter la preuve.

Pour les agents CRSP titulaires d’une autre administration, il est procédé à une vérification de leur situation administrative (grade/échelon/indice) pour l’établissement du contrat.

L’indemnité de résidence spécifique aux agents CRSP est régulièrement ré-évaluée, en particulier en fonction du taux de chancellerie, et de l’appréciation des conditions locales.

L’attribution éventuelle de majorations familiales (conjoint / enfant(s)) est soumise à vérifications préalables quant à la présence dans le pays d’affectation et au versement d’aides issues d’autres organismes.

La durée du contrat est de 2 ans renouvelable 1 ou 2 ans, dans la limite de 4 années.

Le poste est à pourvoir à partir du 1er septembre 2019.

acquis professionnels souhaitables pour exercer l’emploi
Expérience confirmée du suivi budgétaire et de gestion des ressources humaines d’un établissement ;

La maîtrise du logiciel de suivi budgétaire est un atout pour la prise en main du poste ;

Expérience réussie dans un contexte culturel différent ;

Les informations pays sont consultables dans le dossier pays du site internet du ministère et sur le site internet de l’Ambassade.

Dossier de candidature

Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie des diplômes et attestations de travail,) est à adresser par voie électronique au plus tard le 28 avril 2019, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :

direction@institutfrancais-togo.com   ET  administration@institutfrancais-togo.com

A mentionner en objet du courriel : RECRUTEMENT SECRETAIRE GENERAL(E) IFT

Un dossier papier peut être déposé sous pli fermé au secrétariat général de l’IFT.

Note : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés

Téléchargez Poste : Secrétaire générale/Secrétaire général Institut français du Togo – Lomé