Missions du poste :
Sous l’autorité du directeur et du directeur délégué de l’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du secrétaire général, le (la) chargé(e) d’accueil est en charge des activités suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
- accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ;
- recevoir, filtrer, orienter les appels du standard téléphonique ;
- identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
- assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges…) ;
- assurer l’affichage optimum de l’espace accueil selon l’ensemble des événements de la journée et de la semaine ;
- participer à la promotion des différents services de l’institut ;
- actualiser et entretenir ses connaissances sur le contenu de la programmation et de la tarification ;
- diffuser l’information à l’ensemble des publics qui se présentent à l’espace ;
- relayer auprès des différents services les retours qualitatifs et les besoins des différents publics sur les activités, l’accueil et la programmation.
- participer aux diverses missions liées au fonctionnement du service (courrier, archivages, classements, réassorts de documents, affichage, signalétique…)
- assurer une surveillance de l’espace et alerte en cas d’incident / accident.
- Assurer la tenue des encaissements de la régie de recettes de l’institut, il/elle doit :
- vérifier les moyens de paiement ;
- encaisser les recettes ;
- établir les reçus d’encaissement ;
- contrôler et remettre la caisse au régisseur de recettes ;
- documenter les éventuels écarts de caisse.
- Assurer les inscriptions à la médiathèque, il/elle doit :
- enregistrer les inscriptions dans le logiciel PMB ;
- établir les cartes de la médiathèque et les remettre au public ;
- préparer et contrôler les documents mensuels comptables liés aux inscriptions.
- Assurer la gestion de la billetterie lors des événements.
- Gérer les réservations, encaisser et délivrer les billets ;
- Assurer la billetterie jusqu’à la fermeture du guichet lors des spectacles.
Profil recherché :
- Formation en gestion d’accueil et satisfaction clientèle ;
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
- Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
- Savoir chercher une information et la mettre en application ;
- Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
- Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) et de l’ewe ;
- Niveau BAC+ 2 minimum (accueil/secrétariat/bureautique).
Qualités requises :
- Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
- Être de nature calme et souriante ;
- Être curieux des activités de l’institut, intérêt pour la culture ;
- Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
- Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
- Force de proposition (communication) ;
- Savoir gérer le stress et être réactif.
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
- Esprit de synthèse et d’analyse ;
- Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
- Bonne présentation.
- Ponctualité
Conditions d’emploi :
- Poste basé au sein de l’institut ;
- Contrat à durée déterminée (1 an) ;
- Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du mardi au samedi ;
- Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
- Être résident au Togo
Pour postuler :
Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 16 janvier 2022, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :
A mentionner en objet du courriel : Recrutement CHARGÉ(E) D’ACCUEIL 2022
Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.
NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
