MISSIONS
Le/la gestionnaire administratif(ve) et financier(e) a pour mission d’assurer le suivi administratif, et financier du projet Togo Créatif et de venir en soutien de l’équipe IFT pour la gestion des tâches relevant des projets communs.
SITUATION HIERARCHIQUE
Placé.e sous l’autorité du directeur délégué de l’IFT, du secrétariat général et sous la responsabilité du chef de projet Togo créatif, il/elle est en lien fonctionnel avec l’équipe projet Togo créatif de l’IFT ainsi qu’avec l’agent comptable régional de l’IFT.
Il/elle est amené(e) à dialoguer avec l’équipe administrative de la Délégation de l’Union Européenne au Togo.
LIEU D’AFFECTATION
Institut Français du Togo
B.P. 2090
Avenue du Général de Gaulle – Lomé
RESPONSABILITES ET TACHES
Gestion budgétaire et comptable :
Assurer toutes missions de gestion budgétaire et comptable en appui au secrétariat général ;
Préparer les budgets annuels du projet Togo créatif avec la cheffe de projet ;
Assurer la collecte, la vérification de la conformité et l’archivage des pièces justificatives et comptables ;
Assurer les enregistrements comptables sur le logiciel budgétaire et comptable ELAP ;
Assurer le suivi des subventions allouées aux partenaires ;
Assurer le suivi des dépenses et des factures fournisseurs ;
Mettre à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
Préparer les rapports financiers et les audits annuels et finaux du projet ;
Assurer les activités de clôtures budgétaires avec le secrétariat général sur certaines tâches administratives.
Gestion administrative :
Assurer le traitement des courriers : rédaction, suivi, gestion du classement ;
Rédaction de CR de réunions ;
Etablir les ordres de mission et état de paiement des indemnités de mission et des frais et avantages divers ;
Suivre les demandes d’achat et les commandes jusqu’à la livraison ;
Rédiger et suivre les dossiers de passations des marchés ;
Appuyer l’équipe projet dans la rédaction des contrats d’activités ;
Faire circuler l’information pour tout événement particulier concernant l’équipe et l’organisation du bureau ;
Collecter, classer et archiver les pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre,
etc.) en version papier et en version électronique.
Très bonne connaissance des procédures de gestion des contrats de financement de l’UE
Organisation et gestion de la logistique des missions et ateliers :
Assurer la préparation logistique des missions et ateliers : réservation des hébergements, gestion des titres de
voyage, visas, organisation générale voyage, gestion des ordres de mission, réservation salle, traiteur ;
Gérer le paiement des prestataires et le versement des prises en charges des participants sous la supervision du
secrétaire général/régisseur ;
Assurer des encaissements et générer des contrats de prestations, de productions, si la vie du projetle nécessite ;
Travailler de concert avec l’équipe de l’IFT.
Cette liste n’est pas exhaustive e peut évoluer en fonction des compétences affirmées du collaborateur.
PROFIL ET COMPETENCES REQUISES
Expérience dans le secteur de l’administration publique ou privée, expérience dans le domaine de la production de biens ou de valeurs.
Compétences techniques :
Formation supérieure Baccalauréat + 3, en gestion administrative et financière, comptabilité-gestion ;
Minimum deux ans d’expérience en matière de gestion administrative et financière ;
Maîtrise parfaite du français écrit ;
Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
Compétences personnelles :
Savoir travailler en équipe
Être proactif dans le traitement des dossiers
Sens de l’organisation, rigueur
Savoir rendre compte
Qualité rédactionnelle
Qualités relationnelles
Neutralité, confidentialité et discrétion
Grande disponibilité
Autonomie
Date de prise de fonction– 05 mai 2025
Date limite de candidature– mercredi 30 avril 2025
Rémunération
Selon la grille salariale des agents de droit local de l’IFT
Avantages : prime de transport, mutuelle de protection santé, 13-ème mois
POUR POSTULER
Un dossier complet de candidature (CV + portfolio, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui n’ont pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 30 avril 2025, délai de rigueur, aux courriels suivants :
admin@togocreatif.com et administration@institutfrancais-togo.com , direction@institutfrancais-togo.com
A mentionner en objet du courriel : Recrutement Gestionnaire Administrative et Financière Togo créatif
Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’Institut français du
Togo
NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
